מעבדות לחירות – כלים ואפליקציות לשיפור פרודוקטיביות אישית

כלים ואפליקציות לשיפור פרודוקטיביות אישית

מרגישים כבולים למחשב האישי? לא מצליחים להביא לסמארטפון את כל מה שאם צריכים ורוצים? טובעים בים של מיילים שאתם שולחים לעצמכם כדי להיות מסונכרנים? הגיע הזמן לצאת מעבדות לחירות. להיות בשליטה מירבית ונינוחה על כל עניינינו בכל זמן, בכל מקום, בכל מצב ובכל תנוחה. אז הנה מקבץ הכלים שיעזרו לכם להשתחרר ולהתחבר לעניין שלכם איך שנוח ומתי שנוח.

הבחירה בפתרונות המומלצים התבססה, בנוסף על התנסות אישית, על מספר עקרונות יסוד:

  • הצרכים שלכם מתחלקים בין שני עולמות עיקריים: האישי והמקצועי-עסקי.
  • אתם מנהלים מספר פרויקטים במקביל.
  • המחשב האישי (הנייד) הוא (עדיין) תחנת העבודה העיקרית שלכם, במיוחד בתחום המקצועי.
  • כל הכלים זמינים בכל המכשירים – מחשב, סמארטפון, טאבלט (אם יש לכם טלוויזיה חכמה – אז גם).
  • במחשב הכל ניתן לשליטה מתוך הדפדפן.
פרודוקטיביות אישית
התשתית: דואר אלקטרוני, דפדפן וארכיון

הבסיס הוא כמובן הדואר האלקטרוני. אני משתמש בג’י-מייל (Gmail) מתוך בחירה ובאאוטלוק 365 (Outlook 365) מתוך אילוץ, אך לצורך העניין כל מערכת דוא”ל עשויה להתאים לכם, וצריך לפחות שתי תיבות.
לי למעשה יש שלוש תיבות – אישית ועסקית, שתיהן בג’י-מייל, ועוד אחת הנדרשת לסוג מסוים של פרויקטים באאוטלוק 365 של מיקרוסופט. למזלי יש לאאוטלוק מערכת ווב טובה כך שאני יכול לנהל את מרבית העניינים בתיבה מהדפדפן, מה שחוסך לי את הצורך להעביר, ידנית או אוטומטית, מיילים מהאאוטלוק לג’י-מייל.
בטלפון אני צופה בג’י-מייל באמצעות האפליקציה של גוגל ובאאוטלוק באמצעות אפליקציית המייל של אנדרואיד. ניתן לאחד את כל התיבות לתוך אפליקציית המייל של אנדרואיד.

נדבך יסודי נוסף במערך הוא הדפדפן. בכל המכשירים שלי מותקנים כל הדפדפנים, אך הבחירה החשובה היא לסביבת העבודה במחשב האישי (דסקטופ). בסמארטפון חלק ניכר, אם לא עיקרי, מן הזמן אנו נמצאים באפליקציות שחלקן אף מציעות דפדפן מובנה לצפייה בדפי אינטרנט. כאשר נדרש דפדפן “רגיל” אני משתמש בדפדפן של אנדרואיד.

במחשב האישי הדפדפן הוא כלי הרכב העיקרי בו מתרחשת כל הפעילות המקוונת. בהשוואה לטלפון, הדפדפן הוא המכשיר בו אנחנו מתקינים את כל האפליקציות.
הבחירה היא בין שניים כרום (Chrome) ופיירפוקס (Firefox). אקספלורר כבר למעשה מחוץ למשחק ומיקרוסופט אף הכריזה לאחרונה כי היא מתכננת להחליפו. הדפדפן העיקרי שלי הוא פיירפוקס, בעיקר משיקולי הרגל ומרצון (נאיבי) למנוע מגוגל את שכבת המידע האחרונה. תכלס, אין הבדל משמעותי.

הנדבך האחרון בתשתית הוא הארכיון בו אנו שומרים את הקבצים השונים. ליבת הארכיון היא הדיסק הקשיח במחשב (או שרת הקבצים בעבודה) אך כדי ליהנות מהחופש יש צורך גם בארכיון בענן אליו אפשר לגשת מכל מכשיר.
אני משתמש בשלושה שירותי ענן: דרופבוקס (Dropbox) לכל העניינים העסקיים, גוגל דרייב (Google Drive) לפעילות המקצועית השוטפת ו-וואן דרייב (One Drive) למאגר התמונות. בהחלט ניתן להסתפק בשירות ענן אחד ואם צריך לבחור כזה אז ההמלצה היא על דרופבוקס, אם כי ערכת גוגל אופיס, שבאה עם גוגל דרייב, בהחלט עשויה לקסום למי שיש לו פעילות קבצים עניפה אונליין.

משימות, יומן ורשימות

יומן אלקטרוני הוא מוצר צריכה בסיסי. אם יש לכם שתי תיבות מייל ככל הנראה יש לכם גם שני יומנים, אלא שהסינכרון בין יומנים שונים במערכות שונות מתגלה כעניין לא פשוט, בעיקר משיקולי פוליטיקה שבין מיקרוסופט לגוגל. בעבר גוגל סיפקה כלי עזר שאיפשר את הסינכרון עם היומן של אאוטלוק, אך לא עוד.
אני משתמש ביומן של גוגל (Google Calendar) ומסנכרן באופן ידני את מעט הדרישות שמגיעות מהאאוטלוק. עבור מי שעיקר הפעילות שלו היא ביומן של מיקרוסופט כדאי לשקול להפוך אותו ליומן העיקרי. הכל תלוי בכמויות. קיימים שירותים בתשלום המספקים סינכרון אונליין בין היומנים.

ניהול משימות הוא כמובן אחד האתגרים הכי גדולים בכל מה שקשור לפרודוקטיביות אישית. באופן טבעי הנטייה היא לנהל את המשימות בצמוד ליומן, אך במפתיע מנגנון ניהול המשימות של גוגל הינו בסיסי ביותר ובלתי מספק לחלוטין, ואילו מנגנון ניהול המשימות המצוין של אאוטלוק לא מאוד ידידותי בטלפון. את החלל הגדול הזה מנצלות עשרות אפליקציות לניהול משימות, שחלקן מגיעות לרמה גבוהה מאוד. לאחר התלבטות העדפתי את טודואיסט (ToDoIst) האישית על פני אסנה (Asana) הארגונית.

לטודואיסט אפליקציה נפלאה ושירות ווב מצוין. ניתן ליצור פרויקטים ומשימות באמצעות מייל מה שנותן פתרון טוב לדואליות הדוא”לית שלי – משתי תיבות המייל אני יכול להפוך תכתובות למשימות באמצעות שליחה לתיבת הטודואיסט שלי. הפונקציה החיונית הזאת זמינה רק בגרסה בתשלום, ואני משלם.

יתרון עצום נוסף של טודואיסט הוא היכולת שלה לתקשר באופן חלק למשעי עם כלי הרשימות שלי – אוורנוט (Evernote). החיבור בין כלי הרשימות אוורנוט ולבין כלי המשימות טודואיסט נעשה ע”י כלי מתווך שנקרא טאסקלון (TaskClone).
לא ארחיב כאן על אוורנוט שמנצחת בהליכה את כל האלטרנטיבות, כי הלכה למעשה מדובר באפליקציה בעלת כל כך הרבה תכונות ושימושים עד שקצרה היריעה. הסרטון הזה ימחיש לכם על מה מדובר.

תקשורת מיידית

את מערך הכלים משלימים שני כלי תקשורת מיידית: מייטי-טקסט (MightyText) שמאפשר לנהל את תקשורת הסמס ישירות באינטרנט באמצעות הדפדפן, ו-ווטסאפ (Whatsapp) הנפלאה שלאחרונה השיקה גרסת ווב.

לשני אלה כדאי להוסיף את פוש-בוליט (Push Bullet) שמאפשרת העברת מסרים, קישורים וקבצים בין המכשירים השונים.